Bedrijfsvoering

Strategische Personeelsplanning
In ons coalitieakkoord hebben wij benoemd dat de relatief hoge gemiddelde leeftijd van de ambtelijke organisatie leidt tot een grote pensioenuitstroom. De krapte
op de huidige arbeidsmarkt vraagt erom als aantrekkelijke werkgever te investeren in de vaardigheden en ontwikkeling van eigen medewerkers en het werven van nieuwe talenten. Kennisbehoud en kennisontwikkeling, inzetten op (big)data gestuurd werken, job rotation en meer diversiteit in het personeelsbestand zorgen ervoor dat we beter in staat zijn om de complexe vraagstukken van de stad op integrale wijze aan te pakken.

Naast voornoemde zaken zien we ook dat Amersfoort de laatste jaren steeds verder is gegroeid. Dat zien we ook terug in de opgaven en projecten waaraan we werken; een schaalsprong. Op bepaalde thema’s vraagt de samenleving bovendien een andere rol van de overheid.

Kortom, bij een gelijkblijvend personeelsbeleid ontstaat er een disbalans tussen vraag (opgaven/projecten/diensten) en aanbod (kwaliteit en kwantiteit van de ambtelijke organisatie). We werken daaraan onder de noemer ‘strategische personeelsplanning’ en herijken ons personeelsbestand zo cyclisch.

In de begrotingsperiode 2021-2024 zetten we dit zo voort, waarbij we tevens zullen meebewegen met de ontwikkelingen die de Corona periode met zich mee heeft gebracht en zal brengen (gezondheid en duurzame inzetbaarheid medewerkers, nieuwe arbeidsmarktontwikkelingen, effecten gemeentebegroting op personeelsbestand).

De veranderingen in de opgaven van de organisatie, de vervangingsvraag en de arbeidsmarkt maken ook dat er financiële ruimte nodig is om op de vraag te kunnen anticiperen. Dat maakt ook het hebben van een substantiële en breed inzetbare bedrijfsvoeringsreserve noodzakelijk. Deze noodzaak blijft ook gelden voor de begrotingsperiode 2021-2024.

Inclusieve organisatie – we gaan voor divers talent
Wij gaan voor divers talent. Wij hebben de overtuiging dat een divers personeelsbestand bijdraagt aan de effectiviteit van onze organisatie. Diverse achtergronden brengen namelijk meervoudige perspectieven en talenten met zich mee. Dat komt de kwaliteit van ons werk ten goede. Daarom is op 2 mei 2017 de 'Visie op gemeente Amersfoort als inclusieve en diverse organisatie' vastgesteld.

Om deze periode (2021-2024) inzicht te krijgen in de stand van de diversiteit in onze organisatie hebben zullen wij deze periode de Barometer Culturele Diversiteit laten maken door het CBS. Op basis daarvan kunnen wij ons beleid zo nodig herijken.

Op dit moment (juli 2020) ligt het wetsvoorstel "Wet gelijke beloning mannen en vrouwen" voor advies bij de Raad van State. Wij zullen ons voorbereiden op deze wet.

Integriteit – we zijn een betrouwbare gemeentelijke organisatie
Wij vinden het belangrijk dat wij een betrouwbare gemeentelijke organisatie zijn. Dat vraagt ook wat van de medewerkers in die organisatie. Wij vragen hier onder meer aandacht voor via het thema integriteit. In ons integriteitsbeleid ligt de focus op kunnen komen tot het morele oordelen en het borgen van die gedachtegang in zogenoemde morele beraden.

Interne dienstverlening
In "Werken voor bestuur en stad" is afgesproken dat we gaan werken volgens één intern dienstverleningsconcept. Alle interne dienstverlenende afdelingen hebben in dit kader afspraken gemaakt over met name de afstemming en de prioritering in de organisatie. Maandelijks wordt dit afgestemd met de afdelingsmanagers. Verder wordt gewerkt aan de verdere professionalisering van de interne dienstverleners. We streven er naar de interne dienstverlening voortdurend te verbeteren en efficiënter te maken. De interne klantbenadering en partnerschap staat daarbij voorop.

Informatievoorziening

Tegelijkertijd zien we dagelijks in het nieuws ook de negatieve effecten. Er zijn risico’s op het gebied van informatieveiligheid, misbruik van algortimen, cybercriminaliteit en privacy. Er ontstaat een kloof tussen mensen die wel en niet profiteren van digitalisering. We zijn hier alert op want als eerste aanspreekpunt van de overheid is het onze opdracht en wettelijke taak om transparant te zijn over de afwegingen die wij maken. De ambitie is daarom: ‘Onze informatievoorziening zetten we effectief in voor de stad en organisatie. Met behulp van digitale middelen bereiken we onze maatschappelijke doelen, en leveren we snelle en goede producten en diensten aan inwoners en ondernemers.’

Bij deze ambitie horen uitgangspunten. Onze informatie moet volgens wet- en regelgeving duurzaam toegankelijk zijn, in principe open, en natuurlijk veilig en betrouwbaar. Onze communicatie moet eigentijds en dichtbij zijn. Omdat we het wiel niet opnieuw willen uitvinden, gaan we dat Samen Organiseren , zodat we sneller, beter en goedkoper kunnen werken. Sneller innoveren en gebruik kunnen maken van de nieuwste voorzieningen, want zo kunnen we de kwaliteit van de dienstverlening in de komende jaren een belangrijke impuls geven. Voor hen die de weg niet kunnen vinden in de digitalisering zorgen we voor een passend alternatief om daarmee het vertrouwen van álle inwoners en ondernemers in de gemeente Amersfoort te behouden.

Om de ambitie in te vullen moeten randvoorwaarden ingevuld worden. Zo onderzoeken we nieuwe mogelijkheden om informatie toegankelijk te maken voor inwoners. We werken aan een moderne en stabiele IT infrastructuur met diensten die bij marktpartijen ondergebracht kunnen worden. We investeren in informatiebeveiliging en privacy zodat we goed beveiligd zijn voor aanvallen van buitenaf. Met het normenkader vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) toetsen we onze processen en procedures voor informatiebeveiliging op opzet, bestaan en werking .
Onze gemeente werkt zorgvuldig met informatie en neemt passende maatregelen om de data en onze systemen te beschermen. Informatiebeveiliging is echter nooit af, de verbeterpunten uit de zelfevaluatie nemen we daarom mee in het plannen, uitvoeren en bijstellen van ons informatiebeveiligingsbeleid voor de jaren daarop.

De digitale transformatie vraagt wendbaarheid van de organisatie. Zowel de vakafdelingen als de IV/IT organisatie toetsen we op de mate van wendbaarheid en digitale volwassenheid. Waar nodig verleggen we accenten of voeren we aanpassingen door in processen en de (IV/IT) organisatie. Hierdoor zullen we in staat zijn om met gepaste snelheid op maatschappelijke vraagstukken te reageren en zo nodig op tijd nieuwe prioriteiten te stellen en te implementeren. Dit vitale vermogen maakt ons minder kwetsbaar voor onvoorziene en zich in hoog tempo voltrekkende maatschappelijke, organisatorische en technische veranderingen.

Facilitaire zaken

Het beheer en de instandhouding van de gemeentelijke overheidsgebouwen voor de huisvesting van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie vraagt voortdurend aandacht. Door de planvorming voor de gemeentelijke huisvesting is het onderhoud van het stadhuis de afgelopen jaren beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Nu de nieuwe huisvesting nog een tijd op zich laat wachten zullen de komende jaren diverse aanpassingen en maatregelen in de gebouwen nodig zijn teneinde een acceptabel en ARBO verantwoord werkklimaat te houden. De klimaatbeheersing is daarbij een belangrijk aandachtspunt. De huidige Corona-situatie heeft dat nog in aanzienlijke mate versterkt. Naast uitvoeringsbudgetten zal extra personele capaciteit zal hiervoor nodig zijn. Het concept van flexibel werken en een flexibele huisvesting (tijd- en plaats- onafhankelijk werken) zal de komende jaren verder worden doorgevoerd. Diverse aanpassingen in het gebouw zullen daarvoor nodig zijn. Bovendien zal de planvoorbereiding voor de nieuwe huisvesting van het stadhuis veel extra inspanning vragen.

Informatiebeheer

Binnen het informatiebeheer zijn er de komende jaren twee grote uitdagingen. In de eerste plaats de digitaliseringsslag die gaat plaatsvinden waardoor niet langer fysieke archieven maar alleen digitale archieven zullen worden gevormd. De papierstroom moet binnen afzienbare tijd opdrogen. Maar dan nog zijn er achterstanden die weggewerkt moeten worden. Hiervoor is enige tijd geleden de operatie Schoon Schip opgezet met als doelstelling om de papier (oude) archieven geheel op te ruimen dan wel over te brengen naar Archief Eemland. De Archiefwet verplicht semi-statische documenten na een periode van 20 jaar over te brengen naar een Archiefbewaarplaats. De Archiefbewaarplaats staat onder toezicht van de gemeentearchivaris.

Doelstelling is dat met ingang van 2020 digitaal gearchiveerd gaat worden. Dit heeft ook grote consequenties voor het huidige personeelsbestand die met een geheel nieuwe werkwijze zullen te maken krijgen. Daarnaast betekent het ook dat binnen korte tijd een gemeentebrede  archiefvoorziening (RMA/e depot) moet worden gerealiseerd, zodat digitale documenten duurzaam kunnen worden opgeslagen en geraadpleegd.  Op het gebied van het informatiebeheer wordt nauw samengewerkt met Archief Eemland.